# Кейс записи на встречу в Whatsapp

В 2020 году мы помогли нашему клиенту (студии кухонь) выстроить 3-ступенчатый отдел продаж:

1. **Лид-менеджеры** (прием и квалификация заявок, назначение встреч в салоне)
2. **Менеджеры-эксперты** (проведение встреч, продажи)
3. **Аккаунт-менеджеры** (отправка в производство, ведение проекта до установки, допродажи).

И все круто стало работать: менеджеры работают в CRM, общаются с клиентами в WhatsApp из карточки сделки, ведут продажи и видят свои успехи, но...\
Со временем получилось так, что поток потенциальных клиентов стал настолько большой, что лид-менеджеры не успевали записывать на встречи, а собственник просто "зашился" в записях: Татьяна (наш клиент, собственник компании) принимала просьбу к записи от лид-менеджеров, прозванивала экспертов, узнавая кто свободен на какую дату, перезванивала лид-менеджерам и снова и снова все по кругу. В итоге времени почти не осталось, а клиентов становилось только больше.

{% hint style="info" %}
Основной проблемой стала огромная загруженность собственника + долгая запись клиента в салон. Это и предстояло решить.
{% endhint %}

## **Вводные данные**

**Проблема**: сильно загружен руководитель постоянными согласованиями и записями.

**Задача**: автоматизировать запись на встречу в салоне.

К этому моменту уже были опробованы разные решения для этих целей: от стандартных возможностей CRM-системы (внутренний календарь и постановка задач) до решений от разработчиков для CRM (виджет записи внутри CRM).\
Но в каждом решении чего-то не хватало, причем как правило основной критичной детали. К примеру, даже в специализированном решении-виджете от разработчиков не хватило простых уведомлений и наглядности по сделке в виде календаря + (главное!) не было возможности работать с виджетом в мобильном приложении CRM.\
Сторонние же решения по записи были слишком дороги по бюджету (в пересчете на 10 пользователей) или недостаточны по функционалу. Плюс к самой системе выдвигался ряд требований, которые были очень критичными для работы менеджеров.

![Артем Ключевский - Руководитель студии "Digital Hunters"](https://thumb.tildacdn.com/tild3062-3765-4763-b436-373437626138/-/resize/160x/-/format/webp/Screenshot_1.png)

## **Требования к решению**

Все просто, но с другой стороны в этом и была основная сложность. Для комфортной работы менеджеров нужно решение, в котором должны сочетаться:

1. **Автоматизация записи на встречи.** Без "дерганий" руководителя, не отнимая его время.
2. **Решение должно работать на смартфоне**. Большую часть времени (более 70%) менеджеры работают именно с мобильных телефонов, не имея вохможности для работы с компьютеров. Поэтому это стало одним из главных условий.
3. **Работа в удобном окне приложения.** Без загрузки дополнительных приложений (критично) - у многих менеджеров просто физически нет возможности скачать приложение на телефон из-за ограничений в памяти (да-да, старые телефоны).
4. **Только знакомые приложения.** Пользоваться менеджеры должны только установленными решениями (например, мы еле-еле поставили приложение телефонии на телефоны менеджеров).
5. **Удобство**. Это значит, что менеджеры не должны тратить много времени на освоение решения и обучение. В идеале они должны начать пользоваться решением сразу после выпуска.

Согласитесь, списочек еще тот... Но требования-то стандартные... От этого и оттолкнулись.

## **Что решили сделать**

Я думаю вы уже поняли, что на этом этапе у нас в голове крутилось только одно слово - WhatsApp. Ведь это приложение, где общались менеджеры между собой, где они проводили максимум времени (не считая CRM) и именно WhatsApp стал довольно удобным инструментом для них.\
Поэтому без сомнений приступили к разработке чат-бота на базе "серого" подключения WhatsApp (который работает через эмуляцию/телефон и не имеет тех самых кнопочек). Очень помогло то, что в Salebot это решение вообще включено в стоимость тарифа. Без доплат, как говорится.\
Ну а теперь к делу.

## **Шаг 1. База данных**

Для работы такого бота нужна единая панель, где будут видны все записи на встречу, и в которой руководитель сможет видеть загрузку менеджеров. В идеале это должно быть максимально простое решение, не требующее обучения, и распространенное.\
Догадались? Конечно это гугл-таблицы!\
Именно они позволяют собирать всю информацию по записям из бота, а также передавать эту информацию обратно в бота.\
Поэтому первым делом мы запланировали интеграцию Salebot и Google Sheets. Кстати, спасибо ребятам за подробные инструкции и даже шаблоны - работа точно пошла гораздо быстрее.\
В итоге адаптировали табличку записи под проект клиента, добавили записи и поля и прочие мелочи. Получилось несколько листов: сводный лист по всему отделу продаж и отдельно листы по каждому менеджеру.\
P.S. Мы добавили еще небольшую фишку с доступами в бота, но об этом расскажу в конце 

![](https://4279258747-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MA-Z2M1_A46lNNOHMtZ%2F-MY5Focwq4KlRwSxJIv8%2F-MY5TjqDRFr6squXDrfm%2Fimage.png?alt=media\&token=fcc9d06c-0852-41fc-b3ac-d3905b8b23c3)

## **Шаг 2. Проработали логику записи**

Исходили из того, что бот должен получиться двусторонним: для лид-менежеров, которые записывают на встречи, и для экспертов, которые эти встречи проводят.\
В итоге сделали 2 разных точки входа:

1. **Кабинет эксперта**. В нем он может посмотреть свои записи на конкретный день (например, на завтра), поставить нерабочее время (если раньше уедет с работы или будет занят другими делами, например) и записать клиента к себе на встречу (это тоже часто бывает, что к менеджерам приходят "спящие" клиенты и записываются).
2. **Кабинет лид-менеджера**. Здесь все проще: лид-менеджер должен записать клиента на встречу к определенному менеджеру или на определенную дату/время.

Так получился "двусторонний" бот, который отвечает уже почти всем требованиям клиента. Но на этом не все, дальше ведь нужны фишечки 

![](https://4279258747-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MA-Z2M1_A46lNNOHMtZ%2F-MY5Focwq4KlRwSxJIv8%2F-MY5U2FwceAI8gfHN7LQ%2Fimage.png?alt=media\&token=aaf76177-57f1-4a13-b39c-b735779e7fee)

## **Шаг 3. Добавили фишек**

Ооо, это мое любимое место. Также, как приправить хорошее блюдо ароматными приправами, нужно приправить и любую автоматизацию фишечками, чтобы она стала еще вкуснее \
Такими фишками стали:

* **Закрытый доступ к боту**. Теперь им могут пользоваться только те сотрудники, которые указаны на отдельном листе таблицы. Причем сам лист защищен - внести изменения может только администратор. Если вдруг кто-то уволился, достаточно просто удалить его из таблицы, и он потеряет доступ к чат-боту. Очень удобно. Это значит, что на входе бот проверяет - есть номер к списке или нет. И если нет - откажет в доступе. Мне, кстати, отказал, пока я не прописал доступ 
* **Ссылка на сделку в CRM**. Для этого достаточно лид-менеджеру при записи указать просто ID сделки (несколько цифр из адресной строки) и дальше бот сам сгенерирует и запишет полную ссылку на карточку сделки в CRM.
* **Уведомления в WhatsApp.** Записать на встречу - еще полдела. Нужно ведь и менеджера уведомить. Именно поэтому мы добавили уведомления об успешной записи на встречу для менеджера, к которому эта запись была проведена. В итоге менеджер-эксперт сразу получает в личный WhatsApp сообщение с именем/телефоном клиента, датой/временем встречи и ссылкой на карточку сделки в CRM (нажимаешь и она сразу открывается в мобильном приложении, очень удобно).
* **Проверка свободных даты/времени**. Конечно, это было самым первым, что мы сделали, и ради чего и делался именно бот. К слову, бот выдает для записи только свободные окна, что означает одно: больше не будет двойных записей клиентов на одно и то же время (до этого это была распространенная проблема клиента, к сожалению).

![](https://4279258747-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-MA-Z2M1_A46lNNOHMtZ%2F-MY5Focwq4KlRwSxJIv8%2F-MY5UGyjwE2rtZ0Wnal6%2Fimage.png?alt=media\&token=c8cbd427-8eb1-4145-bed7-2b0d387cbd6e)

## **В результате**

Получилось простое автоматизированное решение для записи на встречу в салоне. Достаточно стабильное, быстрое и комфортное конкретно под задачи нашего клиента.\
Конечно, можно и нужно развивать дальше этого бот, чем мы и займемся: от перехода на работу с массивами до добавления интеграций и новых функций. Как раз следующими итерациями . Но об этом мы еще позже расскажем в дополнениях к этому кейсу.\
А пока скажу лишь одно: с ботом работать стало значительно быстрее и приятнее. А время руководителя теперь направлено на развитие и другие стратегические задачи.\
Ниже мы разместили видео обзор на чат-бота**.**

{% embed url="<https://youtu.be/hZGOqAbitvw>" %}

## Сайт автора кейса

{% embed url="<https://digitalhunters.ru/>" %}